REGULAMENT OFICIAL - CLOVA Miniature Art Fair
versiune în limba română, for English scroll down
1. Scopul și aplicabilitatea regulamentului
1.1. Prezentul regulament stabilește condițiile de organizare și desfășurare a târgului de artă CLOVA (Collecting Little Objects from Visual Artists) Miniature Art Fair (denumit în continuare „CLOVA” sau „Evenimentul”) - inclusiv formate satelit -, precum și drepturile și obligațiile Organizatorului, Expozanților și Vizitatorilor.
1.2. Regulamentul se aplică tuturor persoanelor care participă la Eveniment, în orice calitate: expozant, reprezentant al unui expozant, artist, invitat, vizitator, partener, voluntar, colaborator sau membru al echipei de organizare.
1.3. Pentru Expozanți, prezentul regulament face parte integrantă din Acordul de participare și se completează cu acesta, precum și cu regulamentul și instrucțiunile aplicabile ale spațiului gazdă și/sau ale evenimentului gazdă, după caz.
2. Informații generale despre eveniment
2.1. CLOVA este un târg de artă contemporană dedicat exclusiv lucrărilor de mici dimensiuni, organizat în București sau în alte locații comunicate public în prealabil de către Organizator, prin website, social media, materiale de comunicare sau alte canale oficiale.
2.2. Proiectele CLOVA pot avea caracter exploratoriu și pot fi dezvoltate în funcție de formatul ediției, resursele disponibile, parteneriatele și contextul în care sunt organizate.
2.3. CLOVA își propune să conecteze scena locală de artă contemporană la tendințe internaționale și să dezvolte o comunitate activă de colecționari, artiști și profesioniști din domeniul cultural.
3. Definiții
În sensul prezentului regulament:
a) „Organizatorul” – CLOVA Miniature Art Fair, prin ETAJ Artist Run Space sau entitatea juridică indicată în Acordul de participare și în materialele oficiale.
b) „Expozantul” – galeria, spațiul artist-run, instituția sau entitatea/artistul care participă la Eveniment pe baza selecției și a semnării Acordului de participare.
c) „Vizitatorul” – orice persoană prezentă în spațiul Evenimentului în intervalele de program de vizitare.
d) „Lucrări” – lucrările de artă expuse în cadrul CLOVA, care respectă formatul și criteriile de participare stabilite de Organizator.
e) „Booth” – spațiul expozițional modular alocat fiecărui Expozant, conform formatului Evenimentului.
f) „Evenimentul” – târgul, expoziția, proiectul sau formatul satelit CLOVA (SATELITTLE) la care se referă documentele oficiale ale ediției respective.
g) „Spațiul gazdă” – spațiul fizic în care se desfășoară Evenimentul, comunicat de Organizator sau de partenerii acestuia.
h) „Evenimentul gazdă” – evenimentul, festivalul, târgul sau programul cultural în cadrul căruia poate fi prezentat un format CLOVA satelit.
4. Accesul publicului
4.1. Accesul publicului la Eveniment se realizează în condițiile comunicate pentru ediția respectivă de către Organizator și/sau de către organizatorul principal al evenimentului gazdă, după caz.
4.2. Intrarea și, după caz, înregistrarea publicului se realizează în condițiile stabilite de Organizator și/sau de organizatorul principal al evenimentului gazdă. Datele colectate vor fi prelucrate în condițiile secțiunii privind protecția datelor și ale informărilor aplicabile ediției respective.
4.3. Organizatorul își rezervă dreptul de a limita temporar accesul Vizitatorilor în anumite intervale, în funcție de capacitatea spațiului și de normele de siguranță (număr maxim de persoane, situații de urgență, restricții legale etc.).
4.4. Organizatorul își rezervă dreptul de a refuza accesul sau de a solicita părăsirea spațiului persoanelor care nu respectă prezentul regulament ori ale căror acțiuni afectează siguranța, integritatea lucrărilor sau buna desfășurare a Evenimentului.
4.5. Organizatorul își rezervă dreptul de a efectua controale vizuale ale bagajelor și de a interzice accesul cu obiecte periculoase (arme, substanțe inflamabile, obiecte contondente etc.). Vizitatorii sunt obligați să respecte instrucțiunile personalului de securitate.
4.6. Nu este permisă consumarea de mâncare și băuturi în zona expozițională. Este interzis accesul cu bagaje voluminoase în spațiul expozițional. Spațiul nu dispune de garderobă.
4.7. Accesibilitate: Organizatorul depune eforturi pentru a asigura accesul persoanelor cu dizabilități. Persoanele care au nevoie de sprijin dedicat sunt invitate să contacteze Organizatorul în avans pentru identificarea celor mai potrivite soluții.
4.8. Toți participanții se obligă să respecte instrucțiunile personalului, semnalizarea de securitate, căile de evacuare și orice reglementări legale de sănătate publică aplicabile. În caz de urgență, participanții vor urma indicațiile reprezentanților Organizatorului și ale autorităților.
5. Programul Evenimentului
5.1. Perioada, programul și etapele de desfășurare ale fiecărei ediții CLOVA vor fi comunicate de Organizator prin website, social media, e-mail, Acordul de participare, regulamentul ediției sau alte canale oficiale.
5.2. Programul zilnic de vizitare (intervalele orare, eventuale previzualizări profesionale etc.) va fi comunicat pe canalele oficiale ale Organizatorului și poate fi actualizat, dacă este necesar.
5.3. Orice modificare a programului va fi anunțată de Organizator în cel mai scurt timp rezonabil, prin mijloacele de comunicare disponibile (website, social media, email).
6. Regulament pentru Expozanți
6.1. Condiții de participare
6.1.1. Participarea la CLOVA se face pe bază de selecție, în urma unui apel de proiecte sau invitații, și este condiționată de semnarea Acordului de participare de către Expozant.
6.1.2. Expozantul se obligă să respecte conceptul curatorial al Evenimentului și să prezinte un proiect coerent, adaptat formatului miniatural și spațiului alocat.
6.1.3. Expozantul garantează că deține toate drepturile necesare pentru expunerea și comercializarea lucrărilor (drepturi de autor, drepturi conexe, consimțământul artiștilor etc.).
6.2. Format, dimensiuni și prezentare
6.2.1. Formatul expozițional este compact, bazat pe booth-uri modulare de aproximativ 50x50cm pentru fiecare Expozant.
6.2.2. Criterii generale pentru lucrări:
- Lucrări 2D: dimensiune maximă 15 x 15 cm, cu grosime maximă de 5 cm.
- Lucrări 3D: dimensiune maximă 15 x 15 x 15 cm.
- Valoare maximă per lucrare: 900 EUR, în spiritul conceptului de „affordable art”.
6.2.3. Numărul de lucrări prezentate trebuie să fie adaptat spațiului disponibil, astfel încât booth-ul să fie coerent și să nu fie supraîncărcat.
6.2.4. Lucrările trebuie să fie originale, în stare bună și prezentate într-un mod profesional (înramare, sisteme de prindere, socluri, etichete etc.).
6.3. Spațiul expozițional
6.3.1. Fiecărui Expozant i se alocă un booth/segment de spațiu stabilit de Organizator; amplasarea exactă este decisă exclusiv de Organizator, în funcție de conceptul curatorial și de constrângerile tehnice ale locației.
6.3.2. Nu este permisă:
- extinderea în afara spațiului alocat;
- modificarea structurii booth-ului sau a elementelor conexe (pereți, suporturi etc.);
- intervenția asupra sistemului de iluminat sau infrastructurilor spațiului (prize, cabluri, elemente ale clădirii etc.).
6.3.3. Expozantul are obligația de a menține curățenia și ordinea în zona alocată pe tot parcursul Evenimentului.
6.4. Selecția lucrărilor
6.4.1. Organizatorul își rezervă dreptul de a solicita modificări în selecția propusă de Expozant pentru a asigura coerența generală a Evenimentului (de ex. înlocuirea unor lucrări, reducerea numărului de lucrări, ajustarea prezentării).
6.4.2. Organizatorul își rezervă dreptul de a refuza expunerea unor lucrări care:
- nu respectă criteriile de format și dimensiuni;
- diferă semnificativ de propunerile aprobate inițial;
- sunt considerate nepotrivite din motive de natură legală, etică sau de siguranță.
6.5. Transport, instalare și dezinstalare
6.5.1. Responsabilitatea pentru transportul lucrărilor către și de la locația Evenimentului, precum și condițiile de predare și returnare, vor fi stabilite pentru fiecare ediție prin Acordul de participare și/sau prin instrucțiunile logistice comunicate de Organizator.
6.5.2. Expozantul se obligă să pună la dispoziția Organizatorului lucrările în perioada și la locul indicate pentru ediția respectivă. Nerespectarea termenelor poate conduce la excluderea unor lucrări sau a Expozantului din Eveniment, în condițiile Acordului de participare.
6.5.3. Instalarea și dezinstalarea lucrărilor vor fi realizate de Organizator, de Expozant sau în colaborare, în funcție de formatul ediției, de caracteristicile spațiului gazdă și de instrucțiunile comunicate de Organizator. Organizatorul deține decizia finală asupra modului de prezentare, poziționării și organizării lucrărilor.
6.5.4. După încheierea Evenimentului, lucrările vor fi dezinstalate și preluate sau returnate în condițiile, la data și în intervalul comunicate pentru ediția respectivă.
6.5.5. Organizatorul nu oferă servicii de depozitare pe termen mediu sau lung, iar nerespectarea termenelor de preluare poate atrage costuri suplimentare sau alte măsuri stabilite de Organizator.
6.6. Vânzări și comision
6.6.1. Vânzările se realizează direct între Expozant și cumpărător, atât în cadrul Evenimentului, cât și ulterior, dacă contactul a fost inițiat la CLOVA (de exemplu, întâlniri, discuții, prezentări, schimb de date de contact).
6.6.2. Organizatorul nu intermediază plăți, nu oferă servicii de contabilitate sau consultanță fiscală, iar toate obligațiile fiscale și legale privind veniturile obținute revin în totalitate Expozantului.
6.6.3. Pentru orice vânzare realizată în contextul Evenimentului (inclusiv tranzacții finalizate în termen de 30 zile de la încheierea CLOVA, cu un contact inițiat în cadrul Evenimentului), Expozantul datorează Organizatorului un comision din valoarea lucrării vândute stabilit prin Acordul de participare.
6.6.4. Expozantul are obligația de a declara corect vânzările către Organizator și de a transfera comisionul datorat în contul indicat de Organizator, în termen de maximum 5 zile de la încasarea sumei de la cumpărător.
6.6.5. Lucrările expuse în cadrul CLOVA nu pot fi retrase din spațiul expozițional înainte de încheierea Evenimentului pe motivul vânzării acestora. În cazul unei achiziții, lucrarea poate fi marcată ca rezervată/vândută printr-un sistem de semnalizare stabilit de Organizator și va fi predată cumpărătorului după încheierea perioadei de vizitare publică sau conform procedurii comunicate de Organizator.
6.7. Răspundere și asigurare
6.7.1. Organizatorul va depune toate eforturile rezonabile pentru manipularea, expunerea și păstrarea lucrărilor în condiții optime pe durata Evenimentului.
6.7.2. Cu toate acestea, Organizatorul nu își asumă răspunderea pentru pierderi, furt, deteriorări parțiale sau totale ale lucrărilor, echipamentelor sau altor bunuri aparținând Expozantului.
6.7.3. Expozantul este încurajat să își asigure lucrările, dacă consideră necesar.
6.7.4. Răspunderea Organizatorului este în mod expres limitată la situațiile în care se poate dovedi o culpă gravă sau intenție din partea acestuia, în limitele legii aplicabile.
6.8. Drepturi de imagine și proprietate intelectuală
6.8.1. Expozantul acordă Organizatorului un drept neexclusiv, gratuit și nelimitat teritorial de a utiliza imagini foto și video ale lucrărilor, booth-urilor și numelui Expozantului în scopuri de promovare, documentare și comunicare a Evenimentului (online, social media, presă, materiale tipărite), fără solicitarea unui acord suplimentar.
6.8.2. Drepturile de autor asupra lucrărilor expuse rămân în proprietatea autorilor acestora, iar orice utilizare suplimentară (de exemplu, pentru produse comerciale) se va face doar cu acordul explicit al deținătorului drepturilor.
7. Regulament pentru Vizitatori
7.1. Comportament în spațiul expozițional
7.1.1. Vizitatorii se obligă să respecte spațiul expozițional, lucrările expuse și instrucțiunile personalului Organizatorului.
7.1.2. Nu este permisă atingerea lucrărilor sau intervenția asupra instalațiilor expoziționale (booth-uri, socluri, cabluri, lumini etc.). În vederea achiziției unei lucrări, Vizitatorul interesat poate solicita prezentarea acesteia de la o distanță mai mică. Orice manipulare a lucrărilor se realizează exclusiv de către Expozant, de către Organizator sau de către o persoană autorizată de aceștia, conform procedurii ediției respective.
7.1.3. Este interzisă orice conduită violentă, agresivă, discriminatorie sau ofensatoare, precum și consumul de substanțe interzise în spațiul Evenimentului.
7.1.4. Organizatorul poate solicita persoanelor care nu respectă aceste reguli să părăsească spațiul, fără a avea dreptul la despăgubiri.
7.1.5. CLOVA este un spațiu sigur, bazat pe respect reciproc. Nu sunt tolerate comportamente agresive, discriminatorii sau de hărțuire.
7.1.6. Organizatorul poate refuza accesul sau poate solicita părăsirea imediată a spațiului persoanelor care încalcă aceste reguli, fără despăgubiri.
7.2. Fotografiere și filmare de către vizitatori
7.2.1. Fotografierea și filmarea în spațiul Evenimentului sunt permise pentru uz personal (de exemplu, imagini pentru social media personală), cu respectarea drepturilor de autor și a dreptului la propria imagine.
7.2.2. Pentru utilizarea profesională sau comercială (presă, campanii, materiale publicitare, producții media) este necesar acordul prealabil al Organizatorului și, după caz, al Expozantului sau artistului.
7.3. Achiziția de lucrări
7.3.1. Achiziția lucrărilor se face direct de la Expozant, pe baza condițiilor și documentelor stabilite de acesta (factură, contract de vânzare, certificat de autenticitate etc.).
7.3.2. Organizatorul nu este parte în tranzacțiile dintre Expozanți și cumpărători și nu poate fi ținut răspunzător pentru eventuale neînțelegeri, vicii ascunse, întârzieri la livrare sau alte aspecte ale relației comerciale.
7.4. Copii și minori
7.4.1. Copiii au acces la CLOVA doar însoțiți de un adult.
7.4.2. Adultul însoțitor este responsabil să decidă dacă lucrările expuse sunt potrivite pentru copilul însoțit și să îl supravegheze pe durata vizitei.
7.4.3. La cerere, Organizatorul poate oferi informații suplimentare despre conținutul expoziției, pentru a permite adulților să ia o decizie informată cu privire la accesul copilului.
8. Cod de conduită și nediscriminare
8.1. CLOVA este un spațiu sigur, bazat pe respect reciproc. Nu sunt tolerate comportamente agresive, de hărțuire sau de intimidare, indiferent de forma lor.
8.2. În spațiul Evenimentului și în orice context legat de CLOVA (inclusiv comunicări online sau offline asociate Evenimentului) sunt strict interzise rasismul, sexismul, homofobia, transfobia, xenofobia și orice alte forme de discurs sau comportament discriminatoriu sau degradant, bazate pe criterii precum rasă, etnie, naționalitate, religie, gen, identitate sau expresie de gen, orientare sexuală, vârstă, dizabilitate, aparență fizică sau statut socio‑economic.
8.3. Prezentul cod de conduită se aplică tuturor persoanelor prezente sau implicate în Eveniment: expozanți, reprezentanți ai unui expozant, artiști, invitați, vizitatori, parteneri, voluntari, colaboratori sau membri ai echipei de organizare.
8.4. Organizatorul poate refuza accesul, poate solicita părăsirea imediată a spațiului sau poate întrerupe colaborarea cu persoanele care încalcă prezentul cod de conduită și poate dispune îndepărtarea oricăror materiale (lucrări, texte, materiale vizuale sau promoționale) care încalcă aceste reguli, fără obligația de despăgubire.
9. Filmare și fotografiere realizate de Organizator
9.1. Pe durata desfășurării Evenimentului, în spațiul CLOVA vor avea loc filmări și fotografieri realizate de către Organizator sau partenerii acestuia, în scopuri de documentare, comunicare și promovare a târgului (inclusiv pentru ediții viitoare).
9.2. Aceste materiale pot include imagini ale lucrărilor, standurilor, precum și cadre generale în care pot apărea Expozanți și Vizitatori, individual sau în grup.
9.3. Prin participarea la Eveniment, persoanele prezente iau la cunoștință acest fapt și își exprimă acordul implicit pentru utilizarea acestor imagini în materiale de comunicare (online, social media, presă, materiale tipărite), fără solicitarea unui acord individual ulterior și fără pretenții financiare.
9.4. În măsura în care o persoană dorește, din motive întemeiate, restricționarea utilizării unei anumite imagini în care apare, aceasta poate contacta Organizatorul, care va încerca, în mod rezonabil, să dea curs solicitării (acolo unde este posibil tehnic și legal).
10. Protecția datelor cu caracter personal
10.1. Datele cu caracter personal colectate în cadrul Evenimentului (de la Expozanți și Vizitatori) sunt prelucrate de Organizator în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), precum și în condițiile informărilor privind protecția datelor comunicate pentru ediția respectivă.
10.2. Datele pot include, fără a se limita la: nume, adresă de email, număr de telefon, funcție, instituție/galerie de proveniență, imagini foto-video realizate la Eveniment.
10.3. Scopurile prelucrării includ:
- organizarea și desfășurarea Evenimentului;
- comunicarea informațiilor înainte, în timpul și după Eveniment;
- documentarea și promovarea Evenimentului și a edițiilor viitoare;
- îndeplinirea obligațiilor legale ale Organizatorului.
10.4. Datele nu vor fi vândute către terți; pot fi totuși comunicate partenerilor implicați direct în organizarea Evenimentului (de exemplu, agenții de comunicare, parteneri media), în măsura necesară pentru realizarea scopurilor de mai sus.
10.5. Persoanele vizate au drepturile prevăzute de legislația în vigoare (acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție etc.), care pot fi exercitate printr-o cerere transmisă la adresa de contact a Organizatorului indicată pe website-ul oficial sau în Acordul de participare.
11. Forță majoră și modificarea Evenimentului
11.1. Prin forță majoră se înțelege orice eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil și inevitabil (inclusiv, dar fără a se limita la: calamități naturale, pandemii, restricții legale, conflicte armate, întreruperi majore de utilități), care împiedică total sau parțial desfășurarea Evenimentului.
11.2. În caz de forță majoră, niciuna dintre părți (Organizator, Expozant) nu poate fi trasă la răspundere pentru neexecutarea totală sau parțială a obligațiilor asumate.
11.3. Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica, amâna sau anula Evenimentul dacă apar situații de forță majoră sau alte circumstanțe care fac imposibilă desfășurarea acestuia în condiții adecvate, inclusiv modificarea, amânarea sau anularea evenimentului gazdă.
11.4. Expozantul nu va putea solicita despăgubiri Organizatorului pentru eventuale costuri suportate (transport, producție, cazare etc.) în cazul modificării, amânării sau anulării Evenimentului din motive de forță majoră.
12. Răspundere generală
12.1. Organizatorul nu răspunde pentru:
- bunurile personale ale Vizitatorilor sau Expozanților (haine, bagaje, echipamente etc.);
- eventuale accidente cauzate de nerespectarea regulamentului sau a instrucțiunilor personalului;
- întreruperi sau modificări ale programului cauzate de factori independenți de voința sa, de decizii ale spațiului gazdă sau ale organizatorului principal al evenimentului gazdă, precum și de căderi de curent, defecțiuni tehnice, intervenții de urgență sau alte situații similare.
12.2. Vizitatorii și Expozanții sunt răspunzători pentru orice prejudiciu cauzat spațiului, infrastructurii sau lucrărilor altor Expozanti prin acțiunile lor, cu excepția situațiilor în care se dovedește culpa exclusivă a Organizatorului.
13. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor
13.1. Prezentul regulament este guvernat de legea română.
13.2. Eventualele neînțelegeri sau litigii apărute în legătură cu organizarea sau participarea la Eveniment vor fi soluționate, pe cât posibil, pe cale amiabilă.
13.3. În cazul în care soluționarea amiabilă nu este posibilă, litigiile vor fi deferite instanțelor competente din București, România.
14. Dispoziții finale
14.1. Participarea la CLOVA, în orice calitate, implică acceptarea integrală și necondiționată a prezentului regulament.
14.2. Organizatorul își rezervă dreptul de a actualiza și modifica regulamentul, dacă este necesar, urmând ca versiunea actualizată să fie publicată pe website-ul CLOVA și/sau comunicată participanților. Pentru o ediție concretă, se aplică și regulamentele și instrucțiunile spațiului gazdă și/sau ale evenimentului gazdă.
14.3. În măsura în care anumite prevederi ale prezentului regulament devin invalide sau inaplicabile, celelalte dispoziții rămân în vigoare.
14.4. Nerespectarea prezentului regulament poate duce la refuzul accesului, evacuarea din spațiu, demontarea booth‑ului sau excluderea de la edițiile viitoare CLOVA, fără despăgubiri. Pentru Expozanți, neplata comisionului și nedeclararea vânzărilor pot conduce la excluderea de la edițiile viitoare și la recuperarea sumelor datorate pe cale legală.
14.5. Prezentul regulament se completează, după caz, cu regulamentul, termenii și condițiile de acces, securitate, sănătate, funcționare și utilizare ale spațiului gazdă și/sau ale evenimentului gazdă. În cazul unui conflict între prezentul regulament și normele obligatorii ale spațiului gazdă sau ale evenimentului gazdă, prevalează acestea din urmă în privința aspectelor care țin de acces, securitate, funcționarea locației și desfășurarea evenimentului.
14.6. Pentru aspectele specifice participării la CLOVA, inclusiv selecția, expunerea și promovarea lucrărilor, se aplică prezentul regulament și Acordul de participare aferent ediției respective.
OFFICIAL REGULATIONS - CLOVA Miniature Art Fair
English version
1. Purpose and applicability of the regulations
1.1. These regulations establish the conditions for the organization and conduct of the CLOVA (Collecting Little Objects from Visual Artists) Miniature Art Fair (hereinafter referred to as “CLOVA” or the “Event”) — including satellite formats —, as well as the rights and obligations of the Organizer, Exhibitors, and Visitors.
1.2. These regulations apply to all persons participating in the Event, in any capacity: exhibitor, representative of an exhibitor, artist, guest, visitor, partner, volunteer, collaborator, or member of the organizing team.
1.3. For Exhibitors, these regulations form an integral part of the Participation Agreement and shall be supplemented by it, as well as by the applicable regulations and instructions of the host venue and/or host event, as applicable.
2. General information about the Event
2.1. CLOVA is a contemporary art project dedicated to small-scale works, organized in Bucharest or in other locations communicated in advance by the Organizer through the website, social media, communication materials or other official channels.
2.2. CLOVA projects may have an exploratory character and may be developed according to the format of the edition, the available resources, the partnerships involved and the context in which they are organized.
2.3. CLOVA aims to connect the local contemporary art scene to international trends and to develop an active community of collectors, artists, and cultural professionals.
3. Definitions
For the purposes of these regulations:
a) “Organizer” means CLOVA Miniature Art Fair, through ETAJ Artist Run Space or the legal entity indicated in the Participation Agreement and in the official materials.
b) “Exhibitor” means the gallery, artist-run space, institution, or entity/artist participating in the Event on the basis of selection and signature of the Participation Agreement.
c) “Visitor” means any person present in the Event space during visiting hours.
d) “Works” means the works of art exhibited within CLOVA, which comply with the format and participation criteria established by the Organizer.
e) “Booth” means the modular exhibition space allocated to each Exhibitor, according to the Event format.
f) “Event” means the CLOVA fair, exhibition, project or satellite format to which the official documents of the relevant edition refer.
g) “Host Venue” means the physical venue where the Event takes place, as communicated by the Organizer or its partners.
h) “Host Event” means the event, festival, fair or cultural programme within which a CLOVA satellite format may be presented.
4. Public access
4.1. Public access to the Event shall take place under the conditions communicated for the relevant edition by the Organizer and/or by the main organizer of the Host Event, as applicable.
4.2. Admission and, where applicable, public registration shall take place under the conditions established by the Organizer and/or by the main organizer of the Host Event. Any data collected shall be processed under the conditions set out in the section regarding data protection and in the information notices applicable to the relevant edition.
4.3. The Organizer reserves the right to temporarily limit Visitors’ access during certain intervals, depending on the capacity of the space and safety regulations (maximum number of persons, emergency situations, legal restrictions, etc.).
4.4. The Organizer reserves the right to refuse access or request that persons leave the space if they fail to comply with these regulations or if their actions affect safety, the integrity of the works, or the proper conduct of the Event.
4.5. The Organizer reserves the right to carry out visual inspections of bags and to prohibit access with dangerous objects (weapons, flammable substances, blunt objects, etc.). Visitors are required to comply with the instructions of security personnel.
4.6. The consumption of food and beverages is not permitted in the exhibition area. Access with bulky luggage into the exhibition space is prohibited. The space does not have a cloakroom.
4.7. Accessibility: The Organizer makes efforts to ensure access for persons with disabilities. Persons who require dedicated support are invited to contact the Organizer in advance in order to identify the most suitable solutions.
4.8. All participants undertake to comply with staff instructions, safety signage, evacuation routes, and any applicable public health legal regulations. In the event of an emergency, participants shall follow the instructions of the Organizer’s representatives and the authorities.
5. Event schedule
5.1. The period, schedule and stages of each CLOVA edition shall be communicated by the Organizer through the website, social media, email, the Participation Agreement, the edition-specific regulations or other official channels.
5.2. The daily visiting schedule (time slots, any professional previews, etc.) shall be communicated on the Organizer’s official channels and may be updated, if necessary.
5.3. Any changes to the schedule shall be announced by the Organizer within the shortest reasonable time, through the available means of communication (website, social media, email).
6. Regulations for Exhibitors
6.1. Conditions of participation
6.1.1. Participation in CLOVA is based on selection, following an open call for projects or invitations, and is conditional upon the signature of the Participation Agreement by the Exhibitor.
6.1.2. The Exhibitor undertakes to comply with the curatorial concept of the Event and to present a coherent project adapted to the miniature format and the allocated space.
6.1.3. The Exhibitor guarantees that it holds all rights necessary for the exhibition and commercialization of the works (copyright, related rights, artists’ consent, etc.).
6.2. Format, dimensions and presentation
6.2.1. The exhibition format is compact, based on modular booths of approximately 50 x 50 cm for each Exhibitor.
6.2.2. General criteria for works:
- 2D works: maximum size 15 x 15 cm, with a maximum thickness of 5 cm.
- 3D works: maximum size 15 x 15 x 15 cm.
- Maximum value per work: EUR 900, in keeping with the spirit of the “affordable art” concept.
6.2.3. The number of works presented must be adapted to the available space, so that the booth is coherent and not overcrowded.
6.2.4. The works must be original, in good condition, and presented in a professional manner (framing, hanging systems, plinths, labels, etc.).
6.3. Exhibition space
6.3.1. Each Exhibitor shall be allocated a booth/segment of space established by the Organizer; the exact placement is decided exclusively by the Organizer, depending on the curatorial concept and the technical constraints of the venue.
6.3.2. The following are not permitted:
- Extension beyond the allocated space;
- Modification of the booth structure or related elements (walls, supports, etc.);
- Intervention on the lighting system or the space infrastructure (sockets, cables, building elements, etc.).
6.3.3. The Exhibitor is obliged to maintain cleanliness and order in the allocated area throughout the Event.
6.4. Selection of works
6.4.1. The Organizer reserves the right to request changes to the selection proposed by the Exhibitor in order to ensure the overall coherence of the Event (e.g. replacement of certain works, reduction of the number of works, adjustment of the presentation).
6.4.2. The Organizer reserves the right to refuse the exhibition of works which:
- Do not comply with the format and dimension criteria;
- Differ significantly from the proposals initially approved;
- Are considered unsuitable for legal, ethical, or safety reasons.
6.5. Transport, installation and deinstallation
6.5.1. Responsibility for transporting the works to and from the Event venue, as well as the conditions for their delivery and return, shall be established for each edition through the Participation Agreement and/or the logistical instructions communicated by the Organizer.
6.5.2. The Exhibitor undertakes to make the works available to the Organizer at the time and place indicated for the relevant edition. Failure to comply with the deadlines may lead to the exclusion of certain works or of the Exhibitor from the Event, under the conditions of the Participation Agreement.
6.5.3. Installation and deinstallation of the works shall be carried out by the Organizer, by the Exhibitor or jointly, depending on the format of the edition, the characteristics of the Host Venue and the instructions communicated by the Organizer. The Organizer shall have the final decision regarding the manner of presentation, positioning and organization of the works.
6.5.4. After the end of the Event, the works shall be deinstalled and collected or returned under the conditions, on the date and during the time interval communicated for the relevant edition.
6.5.5. The Organizer does not provide medium- or long-term storage services, and failure to comply with the collection deadlines may give rise to additional costs or other measures established by the Organizer.
6.6. Sales and commission
6.6.1. Sales shall be carried out directly between the Exhibitor and the buyer, both during the Event and thereafter, if the contact was initiated at CLOVA (for example, meetings, discussions, presentations, exchange of contact details).
6.6.2. The Organizer does not intermediate payments, does not provide accounting services or tax consultancy, and all tax and legal obligations regarding the income obtained rest entirely with the Exhibitor.
6.6.3. For any sale made in the context of the Event (including transactions completed within 30 days after the end of CLOVA, with a contact initiated during the Event), the Exhibitor owes the Organizer a commission from the value of the work sold, as established by the Participation Agreement.
6.6.4. The Exhibitor is obliged to declare sales correctly to the Organizer and to transfer the commission due into the account indicated by the Organizer within a maximum of 5 days from receipt of the amount from the buyer.
6.6.5. Works exhibited within CLOVA may not be removed from the exhibition space before the end of the Event due to their sale. In the case of a purchase, the work may be marked as reserved/sold through a signaling system established by the Organizer and will be handed over to the buyer after the end of the public visiting period or according to the procedure communicated by the Organizer.
6.7. Liability and insurance
6.7.1. The Organizer shall make all reasonable efforts for the handling, exhibition, and keeping of the works in optimal conditions throughout the Event.
6.7.2. Nevertheless, the Organizer assumes no liability for loss, theft, partial or total damage to works, equipment, or other property belonging to the Exhibitor.
6.7.3. The Exhibitor is encouraged to insure its works, if deemed necessary.
6.7.4. The Organizer’s liability is expressly limited to situations where serious fault or intent on its part can be proven, within the limits of the applicable law.
6.8. Image rights and intellectual property
6.8.1. The Exhibitor grants the Organizer a non-exclusive, free of charge, territorially unlimited right to use photo and video images of the works, booths, and the Exhibitor’s name for the purposes of promotion, documentation, and communication of the Event (online, social media, press, printed materials), without the request of any additional consent.
6.8.2. Copyright of the exhibited works remains the property of their authors, and any additional use (for example, for commercial products) shall be made only with the explicit consent of the rights holder.
7. Regulations for Visitors
7.1. Conduct in the exhibition space
7.1.1. Visitors undertake to respect the exhibition space, the exhibited works, and the instructions of the Organizer’s staff.
7.1.2. Touching the works or interfering with the exhibition installations (booths, plinths, cables, lights, etc.) is not permitted. For the purpose of purchasing a work, an interested Visitor may request that it be presented from a closer distance. Any handling of the works shall be carried out exclusively by the Exhibitor, the Organizer or a person authorized by them, in accordance with the procedure applicable to the relevant edition.
7.1.3. Any violent, aggressive, discriminatory, or offensive conduct, as well as the consumption of prohibited substances in the Event space, is prohibited.
7.1.4. The Organizer may request that persons who do not comply with these rules leave the space, without any right to compensation.
7.1.5. CLOVA is a safe space based on mutual respect. Aggressive, discriminatory, or harassing behavior is not tolerated.
7.1.6. The Organizer may refuse access or request the immediate departure from the space of persons who violate these rules, without compensation.
7.2. Photography and filming by visitors
7.2.1. Photography and filming in the Event space are permitted for personal use (for example, images for personal social media), subject to compliance with copyright and image rights.
7.2.2. Prior consent from the Organizer and, where applicable, from the Exhibitor or artist, is required for professional or commercial use (press, campaigns, advertising materials, media productions).
7.3. Purchase of works
7.3.1. The purchase of works shall be made directly from the Exhibitor, on the basis of the conditions and documents established by it (invoice, sale agreement, certificate of authenticity, etc.).
7.3.2. The Organizer is not a party to transactions between Exhibitors and buyers and cannot be held liable for any misunderstandings, hidden defects, delivery delays, or other aspects of the commercial relationship.
7.4. Children and minors
7.4.1. Children may access CLOVA only when accompanied by an adult.
7.4.2. The accompanying adult is responsible for deciding whether the exhibited works are suitable for the accompanied child and for supervising the child during the visit.
7.4.3. Upon request, the Organizer may provide additional information about the content of the exhibition, in order to enable adults to make an informed decision regarding the child’s access.
8. Code of conduct and non-discrimination
8.1. CLOVA is a safe space based on mutual respect. Aggressive, harassing, or intimidating behaviors are not tolerated, regardless of their form.
8.2. In the Event space and in any context related to CLOVA (including online or offline communications associated with the Event), racism, sexism, homophobia, transphobia, xenophobia, and any other forms of discriminatory or degrading speech or behavior are strictly prohibited, based on criteria such as race, ethnicity, nationality, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, age, disability, physical appearance, or socio-economic status.
8.3. This code of conduct applies to all persons present at or involved in the Event: exhibitors, representatives of an exhibitor, artists, guests, visitors, partners, volunteers, collaborators, or members of the organizing team.
8.4. The Organizer may refuse access, request the immediate departure from the space, or discontinue collaboration with persons who violate this code of conduct, and may order the removal of any materials (works, texts, visual or promotional materials) that violate these rules, without any obligation to pay compensation.
9. Filming and photography carried out by the Organizer
9.1. During the Event, filming and photography will take place in the CLOVA space, carried out by the Organizer or its partners, for the purposes of documentation, communication, and promotion of the fair (including for future editions).
9.2. Such materials may include images of the works, booths, as well as general frames in which Exhibitors and Visitors may appear, individually or in groups.
9.3. By participating in the Event, persons present acknowledge this fact and express their implicit consent for the use of these images in communication materials (online, social media, press, printed materials), without requesting any further individual consent and without any financial claims.
9.4. Insofar as a person wishes, for justified reasons, to restrict the use of a certain image in which they appear, that person may contact the Organizer, who shall reasonably attempt to comply with the request (where technically and legally possible).
10. Protection of personal data
10.1. Personal data collected within the Event (from Exhibitors and Visitors) shall be processed by the Organizer in accordance with the applicable data protection legislation, including Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), as well as under the conditions set out in the data protection notices communicated for the relevant edition.
10.2. The data may include, without limitation: name, email address, telephone number, position, originating institution/gallery, photo-video images taken at the Event.
10.3. The purposes of processing include:
- Organization and conduct of the Event;
- Communication of information before, during, and after the Event;
- Documentation and promotion of the Event and future editions;
- Fulfilment of the Organizer’s legal obligations.
10.4. The data shall not be sold to third parties; however, they may be communicated to partners directly involved in organizing the Event (for example, communication agencies, media partners), to the extent necessary for achieving the above purposes.
10.5. Data subjects have the rights provided by the legislation in force (access, rectification, erasure, restriction, objection, etc.), which may be exercised by a request sent to the Organizer’s contact address indicated on the official website or in the Participation Agreement.
11. Force majeure and amendment of the Event
11.1. Force majeure means any external, unforeseeable, absolutely invincible, and unavoidable event (including, but not limited to: natural disasters, pandemics, legal restrictions, armed conflicts, major utility interruptions) which totally or partially prevents the Event from taking place.
11.2. In the event of force majeure, neither party (Organizer, Exhibitor) may be held liable for the total or partial non-performance of the obligations undertaken.
11.3. The Organizer reserves the right to amend, postpone or cancel the Event if situations of force majeure or other circumstances arise that make it impossible for the Event to take place under safe conditions, including the amendment, postponement or cancellation of the Host Event.
11.4. The Exhibitor shall not be entitled to request compensation from the Organizer for any costs incurred (transport, production, accommodation, etc.) in the event of amendment, postponement, or cancellation of the Event for reasons of force majeure.
12. General liability
12.1. The Organizer shall not be liable for:
- The personal belongings of Visitors or Exhibitors (clothes, luggage, equipment, etc.);
- Any accidents caused by failure to comply with the regulations or staff instructions;
- Interruptions or changes to the schedule caused by factors beyond its control, decisions of the Host Venue or the main organizer of the Host Event, as well as power outages, technical malfunctions, emergency interventions or other similar situations.
12.2. Visitors and Exhibitors are liable for any damage caused to the space, infrastructure, or the works of other Exhibitors through their actions, except in situations where the exclusive fault of the Organizer is proven.
13. Applicable law and dispute resolution
13.1. These regulations are governed by Romanian law.
13.2. Any misunderstandings or disputes arising in connection with the organization of or participation in the Event shall be settled, as far as possible, amicably.
13.3. If amicable settlement is not possible, disputes shall be referred to the competent courts of Bucharest, Romania.
14. Final provisions
14.1. Participation in CLOVA, in any capacity whatsoever, implies full and unconditional acceptance of these regulations.
14.2. The Organizer reserves the right to update and amend these regulations, if necessary, and the updated version shall be published on the CLOVA website and/or communicated to participants. For a specific edition, the regulations and instructions of the Host Venue and/or Host Event shall also apply.
14.3. To the extent that certain provisions of these regulations become invalid or unenforceable, the remaining provisions shall remain in force.
14.4. Failure to comply with these regulations may lead to refusal of access, removal from the space, dismantling of the booth, or exclusion from future CLOVA editions, without compensation. For Exhibitors, non-payment of the commission and failure to declare sales may lead to exclusion from future editions and recovery of the amounts due by legal means.
14.5. These regulations shall be supplemented, where applicable, by the regulations, terms and conditions regarding access, security, health, operation and use of the Host Venue and/or Host Event. In the event of a conflict between these regulations and the mandatory rules of the Host Venue or Host Event, the latter shall prevail with regard to matters concerning access, security, the operation of the venue and the conduct of the Event.
14.6. For matters specific to participation in CLOVA, including the selection, exhibition and promotion of the works, these regulations and the Participation Agreement applicable to the relevant edition shall apply.
This website uses cookies.
We use cookies to analyze website traffic and optimize your website experience. By accepting our use of cookies, your data will be aggregated with all other user data.